Elektronische Patientenakte (ePA)

Wie prüfe ich, ob ich ePA-ready bin?

Mehr Infos

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine Patienten-geführte Akte, die den Patienten durch die gesetzlichen Krankenkassen angeboten wird. Vertragsarzt-Praxen können auf Wunsch des Patienten – und erst nach dessen ausrücklicher Freigabe -auf die ePA über die TI zugreifen und diese befüllen. Die gesetzliche Grundlage für die ePA ist im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verankert.

Folgende Informationen über einen Patienten können in der ePA gespeichert werden:

  • Befunde

  • Diagnosen

  • Therapiemaßnahmen

  • Behandlungsberichte

  • Impfungen

Erlaubte Datei-Formate nach Vorgabe der gematik sind PDF, JPEG, PNG, TIFF, text/plain und text/rtf, XML, HL7-V3, PKCS7-mime und FHIR+XML.

Die ePA soll als lebenslange Informationsquelle dienen, die jederzeit einen schnellen und sicheren Austausch der Daten ermöglicht.
Es darf für jeden Versicherten nur eine ePA geben.

Grundvoraussetzung für die Befüllung der ePA ist, dass der Patienten eine ePA wünscht. Die ePA ist für den Patienten eine freiwillige Anwendung.
Wenn der Patient es wünscht und der Praxis die entsprechende Freigabe erteilt, lädt der Arzt die gewünschten Behandlungsdaten aus seinem Praxisverwaltungssystem (PVS) in die ePA hoch.
Die Daten in der ePA sind nur Kopien der Daten aus dem PVS, die Primärdokumentation des Arztes in seinem Praxisverwaltungssystem bleibt davon unberührt.

Der Arzt stößt diesen Prozess bewusst selbst an, Daten werden niemals automatisch ohne Wissen des Arztes übertragen. Die Betreiber der Patientenakten (Krankenkassen) können nicht auf das PVS der Arztpraxis zugreifen.

Der Patient kann seine ePA jederzeit alleine einsehen, inhaltlich befüllen oder Inhalte löschen, zum Beispiel mit einer eigenen App.
Der Arzt greift grundsätzlich gemeinsam mit dem Patienten auf dessen ePA zu:
Der Arzt nutzt hierfür seinen eHBA G2 und der Patient seine eGK.

Der Patient entscheidet, wer auf seine Akte zugreifen kann. Er kann dem Arzt eine temporäre Zugriffsberechtigung geben, sodass der Arzt auch ohne Anwesenheit des Versicherten, etwa im Nachgang an einen Behandlungstermin, Dokumente in die ePA einstellen kann.

Quelle: gematik GmbH

  • Hinweis: Da die ePA in der Hoheit des Patienten liegt, kann der Arzt prinzipiell nicht von einer medizinisch vollständigen Akte ausgehen.

Für alle Vertragsarzt-Praxen (also auch Pathologen oder Laborärzte) ist die Nutzung der ePA verpflichtend nach §341 SGB V –  PDSG.

Ab dem 1. Juli 2021 müssen Vertragsarzt-Praxen die technischen Voraussetzungen für die ePA (Konnektor-Update, ePA-Modul und eHBA/ ePtA) erfüllen, ansonsten drohen Honorarkürzungen von einem Prozent.

Es genügt, dass lediglich ein Arzt/Psychotherapeut je Praxis den eHBA/ ePtA bestellt.
Gemäß § 339 Abs. 5 SGB V kann auch ein Leistungserbringer ohne eHBA durch einen anderen Leistungserbringer mit eHBA für den ePA-Zugriff autorisiert werden.

Die ePA ist bei allen Krankenkassen verfügbar. Patienten können diese bei ihrer Krankenkassen beantragen.

  • Hinweis: Die per Gesetz vorgesehenen Honorarkürzungen für Praxen, die unverschuldet und nicht rechtzeitig zum dritten Quartal „ePA-ready“ waren, wird die KVNO nicht vornehmen. Jedoch werden Praxen nachträglich für das dritte und vierte Quartal 2021 gekürzt, wenn die technischen Voraussetzungen im ersten Quartal 2022 weiterhin nicht vorliegen.

Der Ausbau der ePA und weitere Funktionen (gematik)
2021

Quelle: gematik GmbH

2022

Mit der ePA 2.0 bestimmt der Versicherte, wer welche Dokumente sieht (differenzierte Rechteverwaltung). Außerdem kann einen Vertreter für die Verwaltung der ePA berechtigt werden. Auch bei einem Kassenwechsel sind die Daten in der ePA der neuen Kasse abrufbar. Die ePA gibt kann jetzt neben der App auch über den PC oder Laptop eingesehen werden.

Quelle: gematik GmbH

2023

Quelle: gematik GmbH

Quelle: gematik GmbH

Hier erhalten Sie eine Übersicht über mögliche Darstellungen der ePA-Nutzeroberflächen für den Arzt und den Patienten.

Arztansicht

Quelle: gematik GmbH

Patientenansicht

Quelle: gematik GmbH

    Hinweis zur FAQ ePA (gematik): Die Bereitstellung des FAQ-Katalogs kann im Einzelfall natürlich keine Rechtsberatung ersetzen. Dies sollte bei der Weiterverwendung des Katalogs beachtet und entsprechend kommuniziert werden. Bei den Antworten auf den FAQ-Katalog handelt es sich um einen Leitfaden für Leistungserbringer, der juristisch nachvollziehbar von dem Rechtsanwalt Herrn Dr. Ziegler hergeleitet wurde. Es kann jedoch im Einzelfall nicht ausgeschlossen werden, dass eine richterliche Überprüfung zu einem anderen Ergebnis kommt.

    Diese Klarstellung erscheint uns wichtig, da es bisher zu diesen Themen keine weiterführende Literatur oder gar richterliche Entscheidungen gibt.
    Trotzdem gehen wir aufgrund der fundierten juristischen Herleitung der Antworten im FAQ-Katalog davon aus, dass dieser eine gute Grundlage für den praktischen Umgang mit der elektronischen Patientenakte bietet.

    Seit dem 1. Juli 2021 sind alle Praxen verpflichtet, die technischen Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) vorzuhalten.

    Dazu zählen zum einen die Version des eingesetzten Konnektor sowie das Vorhandensein eines ePA-Moduls. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist nach der aktuellen Gesetzeslage die KVNO verpflichtet, den jeweiligen Praxen das Honorar um 1 % zu kürzen.

    • Hinweis: Die per Gesetz vorgesehenen Honorarkürzungen für Praxen, die unverschuldet und nicht rechtzeitig zum dritten Quartal „ePA-ready“ waren, wird die KVNO nicht vornehmen. Jedoch werden Praxen nachträglich für das dritte und vierte Quartal 2021 gekürzt, wenn die technischen Voraussetzungen im ersten Quartal 2022 weiterhin nicht vorliegen.

    Um diesem Honorarabzug zu entgehen, hat die KBV und KVNO eine Möglichkeit für Praxen geschaffen, selbst zu überprüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Das KBV-Prüfmodul, welches bei Erzeugung der Quartalsabrechnung über die Praxissoftware genutzt wird, wurde für das 3te Quartal 2021 um einen Hinweistext im Protokoll ergänzt. Mit diesem Hinweistext wird für die in der Quartalsabrechnung übermittelten Leistungsorte angezeigt, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.

    • Hinweis: Sollte Ihr Softwarehaus diese Meldung nicht umgesetzt haben, können Sie eine Testabrechnung über das KVNO-Portal oder KV-Connect einreichen, um diese Information im KV-Prüfmodul einzusehen.

    Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt

    Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt (Testabrechnung KVNO)

    Beispiel ePA-Voraussetzungen nicht erfüllt

    Sollte diese Fehlermeldung bei Ihnen auftreten kann es sein, dass in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) manuell ein Häkchen gesetzt werden muss, dass ein ePA-Modul vorhanden ist. Dieser Fall kann auch auftreten, wenn bei Ihrem PVS-Anbieter ein externes ePA-Modul verwendet wird. Bitte kontaktieren Sie zur Klärung Ihren PVS-Anbieter.

    Sollte diese Fehlermeldung bei Ihnen auftreten, dann müssen Sie das aktuelle Konnektor-Update (PTV 4 für die ePA) einspielen. Bitte kontaktieren Sie zur Klärung Ihren PVS-Anbieter.