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Elektronische Patientenakte (ePA)Thomas Höll2025-05-02T08:42:42+02:00

Elektronische Patientenakte (ePA)

Offene ePA-Sprechstunde der KVNO
gematik Veranstaltungen
KBV Fortbildung mit 6 Fortbildungspunkten
  • ePA für alle

  • ePA (bis 14.01.2025)

  • ePA-ready Status prüfen

  • ePA für alle

Allgemein

Die elektronische Patientenakte (ePA für alle) ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und der Telematikinfrastruktur für die Speicherung der Patientendaten.

Jeder gesetzlich Versicherte erhält durch seine Krankenkasse eine ePA für alle – sofern er der Anlage nicht widerspricht. Seit Juli 2024 informieren die Krankenkassen ihre Mitglieder über diese Widerspruchsmöglichkeit.

Die ePA für alle ist am 29.04.2025 mit dem bundesweiten Roll-Out gestartet – allerdings erst ab dem 01.10.2025 verpflichtend. Hintergrund ist der unterschiedliche Umsetzungsstand in den einzelnen Praxisverwaltungssystemen.

Ärzte, Psychotherapeuten, Krankenhäuser und andere in der Gesundheitsversorgung Tätige werden sukzessive die ePA für alle mit Daten füllen und die vorhandenen Informationen differenziert nutzen können.

Zeitplan und Ausbaustufen

Quelle: https://www.bundesgesundheitsministerium.de/epa-vorteile/

Die wichtigsten Infos auf einem Blick (Ihr Spickzettel)

  • Zum Spickzettel (gematik)

Vorteile der ePA für alle
  • Gesundheitsdaten sind im Versorgungsalltag zugänglich: Für GKV- und Privatpatienten möglich, sofern der Patient nicht widersprochen hat.

  • Versorgung wird individueller: Alle Medizinischen Informationen auf Einblick. Arztbriefe, Bild- und Laborbefunde und Operationsberichte direkt einsehbar.

  • Behandlungskontext flexibel verlängern: Zugriff auf die ePA über die 90 Tage hinaus verlängerbar, so können jederzeit behandlungsrelevante Daten eingesehen werden.

  • Medikation wird übersichtlich: Enthält alle verschriebenen Medikamente, sowie eingelöste Rezepte. Wechselwirkungen können so schneller erkannt werden.

  • Daten sind geschützt: Durch moderne Sicherheitsstandards, verschlüsselte Datenübertragung und der Zugriff auf die Akte erfolgt nur durch den Patienten oder zugriffsberechtige Behandler.

  • Aktuelle und umfangreiche Hinweise zu vielfältigen Aspekten der ePA für alle finden Sie auf den Seiten der KBV, des Bundesministeriums für Gesundheit und der gematik. Wir haben diese Links für Sie unterer „Weitere Informationen“ aufgelistet.

Diese Daten kommen in die ePA für alle

    Die Datenübernahme aus dem PVS in die ePA für alle wird durch einfache technische Dialoge möglich sein. Die konkrete Umsetzung ist gerade in der Entwicklung bei den Herstellern. Die Planung sieht eine Verfügbarkeit der Funktionalitäten Ende 2024 vor.

    Basisdaten
  • Daten zu Laborbefunden

  • Befunddaten aus bildgebender Diagnostik

  • Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nicht invasiven oder konservativen Maßnahmen

  • eArztbriefe

  • Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen
    Hinweis: Die Speicherung ist nur nach ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwilligung des Patienten zulässig

Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses
  • Daten des eMP als MIO

  • Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit als MIO

  • Zukünftig kommen folgende Daten als MIO hinzu
    • ePatientenkurzakte

    • Laborbefunde

    • Daten zu Hinweisen und zum Aufbewahrungsort von Erklärungen zu Organ- und Gewebespenden sowie Vorsorge- und Patientenvollmachten

    • Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende

    Wenn der Patient nicht widerspricht werden folgende Daten automatisch eingespielt

    Daten vom eRezept-Server:

    • Arzneimittelverordnungen

    • Namen der Verordnenden Ärzte

    • Verordnungs- und Dispensierinformationen

    • Medikationsliste

    • Frei verkäufliche Arznei- und Nahrungsmittel

    Auf Patientenwunsch müssen folgende Daten eigepflegt werden
    • Befunddaten, Diagnosen, durchgeführte und geplante Therapiemaßnahmen, Früherkennungsuntersuchungen, Behandlungsberichte und sonstige untersuchungs- und behandlungsbezogenen medizinischen Informationen

    • ePatientenkurzakte

    • Daten zur pflegerischen Versorgung

    • AU-Bescheinigungen

    • Daten aus DMP-Programmen

    • Daten zu Heilbehandlungen und Reha-Maßnahmen

    • Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende

    • elektronische Abschriften der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Patientenakte


    Daten der Krankenkasse:

    • In Anspruch genommenen Leistungen

    • Diagnosecodes

    • Hinweis: Einpflegen von Papierbefunden (alte Arztbriefe und Befunde) ist Sache der Krankenkassen. Diesen Service können Patienten zweimal innerhalb von 24 Monaten für bis zu 10 Dokumente nutzen.

    Aufklärungs- und Dokumentationspflichten der Praxis

      Ärzte und Therapeuten müssen folgende Punkte beachten:

      Standard
      • Leistungserbringer müssen die ePA für alle mit definierten Inhalten befüllen.
        (s. Dokumentationspflicht)

      • Der Patient kann der Befüllung widersprechen.

      Für hochsensible Daten gilt:

      Besonders ist die Informationspflicht bei hochsensiblen Daten wie sexuell übertragbare Infektionen, psychische Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen zu beachten.

      • Der Arzt/ Therapeut muss auf das Widerspruchsrecht hinweisen.

      • Patienten können unmittelbar im Behandlungskontext widersprechen.

      • Der Widerspruch muss nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation dokumentiert werden.

      Bei genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:
      • Daten dürfen nur mit expliziter Einwilligung gespeichert werden.

      • Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen.

      Widerspruchsmöglichkeiten des Patienten

        Der Patient hat die Möglichkeit Widerspruch gegen die Breitstellung der ePA oder gegen bestimmt Anwendungsfälle einzureichen.
        Der Widerspruch kann über die ePA-App oder über die Ombudsstelle der jeweiligen Krankenkasse erfolgen.

        Widerspruchsmöglichkeiten über die ePA-App
        • Gegen die Bereitstellung der ePA.

        • Gegen das Einstellen von Daten der Krankenkassen (nach § 350 SGB V).

        • Gegen den Zugriff einer Arztpraxis auf bestimmte Dokumente oder Daten eines Anwendungsfalls der ePA.

        • Gegen den Zugriff einer Arztpraxis generell auf die ePA.

        • Gegen einen bestimmten Anwendungsfall der ePA, zum Beispiel den Medikationsprozess.

        • Gegen die Bereitstellung von ePA-Daten für Forschungszwecke (gesamthaft oder bezogen auf bestimmte Zwecke).

        • Anpassung der Dauer der Zugriffsberechtigung auf die Dokumente der ePA (1 Tag bis unendlich).

        • Verbergen von Dokumenten oder Anwendungsfällen der ePA (gilt immer gesamthaft und kann nicht auf einzelne Arztpraxen bezogen werden).

        • Löschen von Dokumenten oder eines kompletten Anwendungsfalls der ePA (Beispiel Medikationsprozess: Der Versicherte kann einzelne Daten oder einen Eintrag aus einem Medikationsplan nicht löschen, den gesamten Medikationsplans jedoch schon.).

        Widerspruchmöglichkeiten über die Ombudsstelle der Krankenkasse
        • Gegen den Zugriff einer Arztpraxis generell auf die ePA.

        • Gegen einen bestimmten Anwendungsfall der ePA, zum Beispiel den Medikationsplan.

        • Gegen die Bereitstellung von ePA-Daten für Forschungszwecke (gesamthaft oder bezogen auf bestimmte Zwecke).

        Datenschutz

        Quelle: gematik GmbH

        Wenn es um sensible Gesundheitsdaten geht, machen Leistungserbringer und Patienten zu Recht Gedanken über den Datenschutz.

        Die Daten der ePA für alle werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert. Nur die Patienten und berechtigtes Gesundheitspersonal darf auf diese Daten zugreifen. Krankenkassen, IT-Dienstleister oder die KV haben keinen Zugriff.


        • Weitere Infos „Datenschutz in der ePA für alle“ (gematik)

        • Gutachten bestätigt: ePA für alle ist sicher (gematik)

        So werden die Daten in der elektronischen Patientenakte geschützt (gematik)
        So ist die elektronische Patientenakte gegen Viren geschützt (gematik)

        Bereitstellung der Daten zu Forschungszwecken

        Quelle: gematik GmbH

        Die auf der ePA für alle gespeicherten Gesundheitsdaten sollen – voraussichtlich am März 2026 – dem Forschungsdatenzentrum Gesundheit zur Verfügung gestellt werden –sofern der Versicherte nicht widerspricht. Die Daten sollen ausschließlich zur Forschung und nur nach Antrag genutzt werden dürfen.

        Die hohen IT-Sicherheits- und Datenschutzstandards des FDZ Gesundheit zur Sicherung der Daten sind mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) abgestimmt.

        Außerdem dürfen Kranken- und Pflegekassen nach dem Gesundheitsdatennutzungsgesetz die Abrechnungsdaten nutzen, um ihre Versicherten auf eine mögliche Gesundheitsgefährdung oder auf Früherkennungsuntersuchungen aktiv anzusprechen.

        Weitere Informationen

        • Praxisinfospezial Basisinformationen (KBV)
        • Praxisinfospezial Anforderungen an das PVS (KBV)
        • Praxisinfospezial FAQ (KBV)
        • Informationen der KBV
        • Themenseite (gematik)
        • Infomaterial Downloadportal (gematik)
        • Clickdummy (gematik)
        • Themenseite (BMG)
        • ePA (bis 14.01.2025)

        Allgemein

        Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine patientengeführte Akte, die den Patienten durch die gesetzlichen Krankenkassen angeboten wird. Vertragsarzt-Praxen können auf Wunsch des Patienten – und erst nach dessen ausdrücklicher Freigabe -auf die ePA über die TI zugreifen und diese befüllen. Die gesetzliche Grundlage für die ePA ist im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verankert.

        Folgende Informationen über einen Patienten können in der ePA gespeichert werden:

        • Befunde

        • Diagnosen

        • Therapiemaßnahmen

        • Behandlungsberichte

        • Impfungen

        Erlaubte Datei-Formate nach Vorgabe der gematik sind PDF, JPEG, PNG, TIFF, text/plain und text/rtf, XML, HL7-V3, PKCS7-mime und FHIR+XML.

        Die ePA soll als lebenslange Informationsquelle dienen, die jederzeit einen schnellen und sicheren Austausch der Daten ermöglicht.
        Es darf für jeden Versicherten nur eine ePA geben.

        Grundvoraussetzung für die Befüllung der ePA ist, dass der Patienten eine ePA wünscht. Die ePA ist für den Patienten eine freiwillige Anwendung.
        Wenn der Patient es wünscht und der Praxis die entsprechende Freigabe erteilt, lädt der Arzt die gewünschten Behandlungsdaten aus seinem Praxisverwaltungssystem (PVS) in die ePA hoch.
        Die Daten in der ePA sind nur Kopien der Daten aus dem PVS, die Primärdokumentation des Arztes in seinem Praxisverwaltungssystem bleibt davon unberührt.

        Der Arzt stößt diesen Prozess bewusst selbst an, d.h. Daten werden niemals automatisch ohne Wissen des Arztes übertragen. Die Betreiber der Patientenakten (Krankenkassen) können nicht auf das PVS der Arztpraxis zugreifen.

        Der Patient kann seine ePA jederzeit eigenständig einsehen, inhaltlich befüllen oder Inhalte löschen, zum Beispiel mit einer entsprechenden App.
        Der Arzt greift grundsätzlich gemeinsam mit dem Patienten auf dessen ePA zu:
        Hierfür nutzt der Arzt seinen eHBA G2 und der Patient seine eGK.

        Der Patient entscheidet, wer auf seine Akte zugreifen kann. Er kann dem Arzt eine temporäre Zugriffsberechtigung geben, sodass der Arzt auch ohne Anwesenheit des Versicherten, etwa im Nachgang an einen Behandlungstermin, Dokumente in die ePA einstellen kann.

        Quelle: gematik GmbH

        • Hinweis: Da die ePA in der Hoheit des Patienten liegt, kann der Arzt prinzipiell nicht von einer medizinisch vollständigen Akte ausgehen.

        Verpflichtung und Verfügbarkeit

        Für alle Vertragsarzt-Praxen (also auch Pathologen oder Laborärzte) ist die Nutzung der ePA verpflichtend nach §341 SGB V –  PDSG.

        Ab dem 1. Juli 2021 müssen Vertragsarzt-Praxen die technischen Voraussetzungen für die ePA (Konnektor-Update, ePA-Modul und eHBA/ ePtA) erfüllen, ansonsten drohen Honorarkürzungen von einem Prozent. Auf Grundlage der neuen Finanzierungsvereinbarung die seit dem 1. Juli 2023 gültig ist, sind alle Vertragsarzt-Praxen auch therapeutische Praxen, dazu verpflichtet die ePA in der aktuellsten Version ePA 2.0 vorzuhalten.

        Ab dem 15. Januar 2025 kommt die ePA für Alle.

        Es genügt, dass lediglich ein Arzt/Psychotherapeut je Praxis den eHBA/ ePtA bestellt.
        Gemäß § 339 Abs. 5 SGB V kann auch ein Leistungserbringer ohne eHBA durch einen anderen Leistungserbringer mit eHBA für den ePA-Zugriff autorisiert werden.

        Die ePA ist bei allen Krankenkassen verfügbar. Patienten können diese bei ihrer Krankenkassen beantragen.

        • Hinweis: Die per Gesetz vorgesehenen Honorarkürzungen für Praxen, die unverschuldet und nicht rechtzeitig zum dritten Quartal „ePA-ready“ waren, wird die KVNO nicht vornehmen. Jedoch werden Praxen nachträglich für das dritte und vierte Quartal 2021 gekürzt, wenn die technischen Voraussetzungen im ersten Quartal 2022 weiterhin nicht vorliegen.

        Ausbaustufen der ePA (Roadmap)

        Der Ausbau der ePA und weitere Funktionen (gematik)

        Quelle: gematik GmbH

        Mit der ePA 2.0 bestimmt der Versicherte, wer welche Dokumente einsehen kann (differenzierte Rechteverwaltung). Außerdem kann ein Vertreter zur Verwaltung der ePA berechtigt werden. Auch bei einem Kassenwechsel sind die Daten in der ePA der neuen Kasse abrufbar. Die ePA gibt kann jetzt neben der App auch über den PC oder Laptop genutzt werden.

        Praxisbeispiel

        Quelle: gematik GmbH

        Patienten- und Praxisansicht

        Hier erhalten Sie eine Übersicht über mögliche Darstellungen der ePA-Nutzeroberflächen für den Arzt und den Patienten.

        Arztansicht

        Quelle: gematik GmbH

        • Zum Video

        Patientenansicht

        Quelle: gematik GmbH

        • Zum Video

        Weitere Informationen

        • DMEA-Präsentation (gematik)
        • Digitale Identitäten kurz erklärt (gematik)
        • Rechtsgutachten ePA (gematik)
        • FAQ ePA (gematik)
        • Informationen der KBV
        • Zum Fachportal der gematik

          Hinweis zur FAQ ePA (gematik): Die Bereitstellung des FAQ-Katalogs kann im Einzelfall natürlich keine Rechtsberatung ersetzen. Dies sollte bei der Weiterverwendung des Katalogs beachtet und entsprechend kommuniziert werden. Bei den Antworten auf den FAQ-Katalog handelt es sich um einen Leitfaden für Leistungserbringer, der juristisch nachvollziehbar von dem Rechtsanwalt Herrn Dr. Ziegler hergeleitet wurde. Es kann jedoch im Einzelfall nicht ausgeschlossen werden, dass eine richterliche Überprüfung zu einem anderen Ergebnis kommt.

          Diese Klarstellung erscheint uns wichtig, da es bisher zu diesen Themen keine weiterführende Literatur oder gar richterliche Entscheidungen gibt.
          Trotzdem gehen wir aufgrund der fundierten juristischen Herleitung der Antworten im FAQ-Katalog davon aus, dass dieser eine gute Grundlage für den praktischen Umgang mit der elektronischen Patientenakte bietet.

          • ePA-ready Status prüfen

          ePA-ready Status prüfen

          Seit dem 1. Juli 2021 sind alle Praxen verpflichtet, die technischen Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) vorzuhalten.

          Dazu zählen zum einen die Version des eingesetzten Konnektor (ab 4.0.0) sowie das Vorhandensein eines ePA-Moduls (ab ePA-Stufe 1). Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist nach der aktuellen Gesetzeslage die KVNO verpflichtet, den jeweiligen Praxen das Honorar um 1 % zu kürzen.

          Um die vollständigen Pauschalen im Rahmen der neuen TI-Finanzierungsvereinbarung zur erhalten, ist es erforderlich die ePA immer in der aktuellsten Version vorzuhalten, dies ist derzeit die ePA 2.0.

          • Hinweis: Die per Gesetz vorgesehenen Honorarkürzungen für Praxen, die unverschuldet und nicht rechtzeitig zum dritten Quartal „ePA-ready“ waren, wird die KVNO nicht vornehmen. Jedoch werden Praxen nachträglich für das dritte und vierte Quartal 2021 gekürzt, wenn die technischen Voraussetzungen im ersten Quartal 2022 weiterhin nicht vorliegen.

          Um diesem Honorarabzug zu entgehen, hat die KBV und KVNO eine Möglichkeit für Praxen geschaffen, selbst zu überprüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Das KBV-Prüfmodul, welches bei Erzeugung der Quartalsabrechnung über die Praxissoftware genutzt wird, wurde für das 3te Quartal 2021 um einen Hinweistext im Protokoll ergänzt. Mit diesem Hinweistext wird für die in der Quartalsabrechnung übermittelten Leistungsorte angezeigt, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.

          • Hinweis: Sollte Ihr Softwarehaus diese Meldung nicht umgesetzt haben, können Sie eine Testabrechnung über das KVNO-Portal oder KV-Connect einreichen, um diese Information im KV-Prüfmodul einzusehen.

          Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt

          Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt (Testabrechnung KVNO)

          Beispiel ePA-Voraussetzungen nicht erfüllt

          Sollte diese Fehlermeldung bei Ihnen auftreten kann es sein, dass in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) manuell ein Häkchen gesetzt werden muss, dass ein ePA-Modul vorhanden ist. Dieser Fall kann auch auftreten, wenn bei Ihrem PVS-Anbieter ein externes ePA-Modul verwendet wird. Bitte kontaktieren Sie zur Klärung Ihren PVS-Anbieter.

          Sollte diese Fehlermeldung bei Ihnen auftreten, dann müssen Sie das aktuelle Konnektor-Update (PTV 4 für die ePA) einspielen. Bitte kontaktieren Sie zur Klärung Ihren PVS-Anbieter.

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