Elektronische Patientenakte (ePA)

Wie prüfe ich, ob ich ePA-ready bin?

Allgemein

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine patientengeführte Akte, die den Patienten durch die gesetzlichen Krankenkassen angeboten wird. Vertragsarzt-Praxen können auf Wunsch des Patienten – und erst nach dessen ausdrücklicher Freigabe -auf die ePA über die TI zugreifen und diese befüllen. Die gesetzliche Grundlage für die ePA ist im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verankert.

Folgende Informationen über einen Patienten können in der ePA gespeichert werden:

  • Befunde

  • Diagnosen

  • Therapiemaßnahmen

  • Behandlungsberichte

  • Impfungen

Erlaubte Datei-Formate nach Vorgabe der gematik sind PDF, JPEG, PNG, TIFF, text/plain und text/rtf, XML, HL7-V3, PKCS7-mime und FHIR+XML.

Die ePA soll als lebenslange Informationsquelle dienen, die jederzeit einen schnellen und sicheren Austausch der Daten ermöglicht.
Es darf für jeden Versicherten nur eine ePA geben.

Grundvoraussetzung für die Befüllung der ePA ist, dass der Patienten eine ePA wünscht. Die ePA ist für den Patienten eine freiwillige Anwendung.
Wenn der Patient es wünscht und der Praxis die entsprechende Freigabe erteilt, lädt der Arzt die gewünschten Behandlungsdaten aus seinem Praxisverwaltungssystem (PVS) in die ePA hoch.
Die Daten in der ePA sind nur Kopien der Daten aus dem PVS, die Primärdokumentation des Arztes in seinem Praxisverwaltungssystem bleibt davon unberührt.

Der Arzt stößt diesen Prozess bewusst selbst an, d.h. Daten werden niemals automatisch ohne Wissen des Arztes übertragen. Die Betreiber der Patientenakten (Krankenkassen) können nicht auf das PVS der Arztpraxis zugreifen.

Der Patient kann seine ePA jederzeit eigenständig einsehen, inhaltlich befüllen oder Inhalte löschen, zum Beispiel mit einer entsprechenden App.
Der Arzt greift grundsätzlich gemeinsam mit dem Patienten auf dessen ePA zu:
Hierfür nutzt der Arzt seinen eHBA G2 und der Patient seine eGK.

Der Patient entscheidet, wer auf seine Akte zugreifen kann. Er kann dem Arzt eine temporäre Zugriffsberechtigung geben, sodass der Arzt auch ohne Anwesenheit des Versicherten, etwa im Nachgang an einen Behandlungstermin, Dokumente in die ePA einstellen kann.

Quelle: gematik GmbH

  • Hinweis: Da die ePA in der Hoheit des Patienten liegt, kann der Arzt prinzipiell nicht von einer medizinisch vollständigen Akte ausgehen.

Für alle Vertragsarzt-Praxen (also auch Pathologen oder Laborärzte) ist die Nutzung der ePA verpflichtend nach §341 SGB V –  PDSG.

Ab dem 1. Juli 2021 müssen Vertragsarzt-Praxen die technischen Voraussetzungen für die ePA (Konnektor-Update, ePA-Modul und eHBA/ ePtA) erfüllen, ansonsten drohen Honorarkürzungen von einem Prozent. Auf Grundlage der neuen Finanzierungsvereinbarung die seit dem 1. Juli 2023 gültig ist, sind alle Vertragsarzt-Praxen auch therapeutische Praxen, dazu verpflichtet die ePA in der aktuellsten Version ePA 2.0 vorzuhalten.

Es genügt, dass lediglich ein Arzt/Psychotherapeut je Praxis den eHBA/ ePtA bestellt.
Gemäß § 339 Abs. 5 SGB V kann auch ein Leistungserbringer ohne eHBA durch einen anderen Leistungserbringer mit eHBA für den ePA-Zugriff autorisiert werden.

Die ePA ist bei allen Krankenkassen verfügbar. Patienten können diese bei ihrer Krankenkassen beantragen.

  • Hinweis: Die per Gesetz vorgesehenen Honorarkürzungen für Praxen, die unverschuldet und nicht rechtzeitig zum dritten Quartal „ePA-ready“ waren, wird die KVNO nicht vornehmen. Jedoch werden Praxen nachträglich für das dritte und vierte Quartal 2021 gekürzt, wenn die technischen Voraussetzungen im ersten Quartal 2022 weiterhin nicht vorliegen.

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Der Ausbau der ePA und weitere Funktionen (gematik)

Quelle: gematik GmbH

Mit der ePA 2.0 bestimmt der Versicherte, wer welche Dokumente einsehen kann (differenzierte Rechteverwaltung). Außerdem kann ein Vertreter zur Verwaltung der ePA berechtigt werden. Auch bei einem Kassenwechsel sind die Daten in der ePA der neuen Kasse abrufbar. Die ePA gibt kann jetzt neben der App auch über den PC oder Laptop genutzt werden.

Quelle: gematik GmbH

Hier erhalten Sie eine Übersicht über mögliche Darstellungen der ePA-Nutzeroberflächen für den Arzt und den Patienten.

Arztansicht

Quelle: gematik GmbH

Patientenansicht

Quelle: gematik GmbH

    Hinweis zur FAQ ePA (gematik): Die Bereitstellung des FAQ-Katalogs kann im Einzelfall natürlich keine Rechtsberatung ersetzen. Dies sollte bei der Weiterverwendung des Katalogs beachtet und entsprechend kommuniziert werden. Bei den Antworten auf den FAQ-Katalog handelt es sich um einen Leitfaden für Leistungserbringer, der juristisch nachvollziehbar von dem Rechtsanwalt Herrn Dr. Ziegler hergeleitet wurde. Es kann jedoch im Einzelfall nicht ausgeschlossen werden, dass eine richterliche Überprüfung zu einem anderen Ergebnis kommt.

    Diese Klarstellung erscheint uns wichtig, da es bisher zu diesen Themen keine weiterführende Literatur oder gar richterliche Entscheidungen gibt.
    Trotzdem gehen wir aufgrund der fundierten juristischen Herleitung der Antworten im FAQ-Katalog davon aus, dass dieser eine gute Grundlage für den praktischen Umgang mit der elektronischen Patientenakte bietet.

    ePA-ready Status prüfen

    Seit dem 1. Juli 2021 sind alle Praxen verpflichtet, die technischen Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) vorzuhalten.

    Dazu zählen zum einen die Version des eingesetzten Konnektor (ab 4.0.0) sowie das Vorhandensein eines ePA-Moduls (ab ePA-Stufe 1). Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist nach der aktuellen Gesetzeslage die KVNO verpflichtet, den jeweiligen Praxen das Honorar um 1 % zu kürzen.

    Um die vollständigen Pauschalen im Rahmen der neuen TI-Finanzierungsvereinbarung zur erhalten, ist es erforderlich die ePA immer in der aktuellsten Version vorzuhalten, dies ist derzeit die ePA 2.0.

    • Hinweis: Die per Gesetz vorgesehenen Honorarkürzungen für Praxen, die unverschuldet und nicht rechtzeitig zum dritten Quartal „ePA-ready“ waren, wird die KVNO nicht vornehmen. Jedoch werden Praxen nachträglich für das dritte und vierte Quartal 2021 gekürzt, wenn die technischen Voraussetzungen im ersten Quartal 2022 weiterhin nicht vorliegen.

    Um diesem Honorarabzug zu entgehen, hat die KBV und KVNO eine Möglichkeit für Praxen geschaffen, selbst zu überprüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Das KBV-Prüfmodul, welches bei Erzeugung der Quartalsabrechnung über die Praxissoftware genutzt wird, wurde für das 3te Quartal 2021 um einen Hinweistext im Protokoll ergänzt. Mit diesem Hinweistext wird für die in der Quartalsabrechnung übermittelten Leistungsorte angezeigt, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.

    • Hinweis: Sollte Ihr Softwarehaus diese Meldung nicht umgesetzt haben, können Sie eine Testabrechnung über das KVNO-Portal oder KV-Connect einreichen, um diese Information im KV-Prüfmodul einzusehen.

    Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt

    Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt (Testabrechnung KVNO)

    Beispiel ePA-Voraussetzungen nicht erfüllt

    Sollte diese Fehlermeldung bei Ihnen auftreten kann es sein, dass in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) manuell ein Häkchen gesetzt werden muss, dass ein ePA-Modul vorhanden ist. Dieser Fall kann auch auftreten, wenn bei Ihrem PVS-Anbieter ein externes ePA-Modul verwendet wird. Bitte kontaktieren Sie zur Klärung Ihren PVS-Anbieter.

    Sollte diese Fehlermeldung bei Ihnen auftreten, dann müssen Sie das aktuelle Konnektor-Update (PTV 4 für die ePA) einspielen. Bitte kontaktieren Sie zur Klärung Ihren PVS-Anbieter.

    Allgemein

    MIOs (Medizinische Informationsobjekte) dienen dazu, medizinische Daten standardisiert (festgelegten Format) zu dokumentieren. Sie können als kleine digitale Informationsbausteine verstanden werden, die universell verwendbar und kombinierbar sind.

    Das Konzept der MIO wurde von der KBV entwickelt, nach dem Auftrag aus dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG), um Interoperabilität für Inhalte der elektronischen Patientenakte in Zusammenarbeit mit weiteren Institutionen und Organisationen zu erarbeiten und festzulegen.

    Um den Funktionsumfang der ePA zu erweitern, Datensätze einfacher zu verarbeiten und Daten zwischen den PVSen leichter auszutauschen, wurden digitale Anwendungen auf der Basis von MIOs entwickelt. Die Nutzung dieser Anwendungen kann dann erfolgen, wenn der Patient seine Einwilligung erteilt.

    Ab dem 1. Januar 2022 sollen folgende Anwendungen für die vertragsärztliche Versorgung verfügbar sein:

    • Elektronischer Impfpass

    • Elektronisches Kinder-Untersuchungsheft

    • Elektronischer Mutterpass

    Der eImpfpass ist die digitale Variante des jetzigen Impfpasses. Der eImpfpass kann im PVS und in der ePA genutzt werden, dies ermöglicht eine einfacheren Informationsaustausch, Verarbeitung und Speicherung der Daten im PVS. Dies bietet den Vorteil, dass Daten nicht nur strukturiert hinterlegt sind sondern, dass Praxen auch gezielt nach Informationen suchen können und auch an anstehende Impfungen erinnert werden.

    Ziel ist es, schneller den Impfstatus überprüfen zu können, Impflücken schnell zu erkennen und Doppelimpfungen zu vermeiden.

    Der Patient hat zukünftig die Wahl, welche Variante des Impfpasses auf Dauer verwendet werden soll. Eine Eintragung in beide Impfpässe ist nicht vorgesehen, da so das Risikobesteht, dass die Daten nicht einheitlich gepflegt werden.

    Voraussetzung zur Nutzung der digitalen Variante ist, dass der Patient eine ePA angelegt hat und dem Arzt den schreibenden und lesenden Zugriff auf die ePA erteilt.

    Das eU-Heft ist die digitale Variante des jetzigen Kinder-Untersuchungsheftes. Das eU-Heft kann im PVS und in der ePA genutzt werden, dies ermöglicht einen einfacheren Informationsaustausch, Verarbeitung und Speicherung der Daten im PVS. Dies bietet den Vorteil, dass Daten nicht nur strukturiert hinterlegt sind sondern, dass Praxen auch gezielt nach Informationen suchen können, z. B. nach Vorsorgeuntersuchungen oder speziellen Früherkennungsuntersuchungen.

    Ziel ist es, dass eU-Heft immer verfügbar zu haben, Eltern frühzeitig an bevorstehende Termine erinnern zu können, Auffälligkeiten in der Entwicklung des Kindes sowie schwerwiegende Erkrankungen frühzeitig zu erkennen und zu überwachen.

    Die Eltern haben zukünftig die Wahl, welche Variante des Kinder-Untersuchungsheftes auf Dauer verwendet werden soll. Eine Eintragung in beide Hefte ist nicht vorgesehen, da so das Risikobesteht, dass die Daten nicht einheitlich gepflegt werden.

    Voraussetzung zur Nutzung der digitalen Variante ist, dass für das Kind eine ePA vorliegt, die Eltern Zugriff auf die ePA über die Familienfunktion haben und dem Arzt den schreibenden und lesenden Zugriff auf die ePA erteilt wird.

    Der eMutterpass ist die digitale Variante des jetzigen Mutterpasses. Der eMutterpass kann im PVS und in der ePA genutzt werden, dies ermöglicht einen einfacheren Informationsaustausch, einfache Verarbeitung und Speicherung der Daten im PVS. Dies bietet den Vorteil, dass die notwendigen schwangerschaftsrelevanten Daten in strukturierter und übersichtlicher Form im Rahmen der Mutterschafts-Richtlinien (Mu-RL) dokumentiert werden.

    Ziel ist es, dass der Mutterpass immer verfügbar ist, die schwangerschaftsrelevanten Daten schnell durchsucht werden können und die Schwangere frühzeitig an bevorstehende Voruntersuchungen erinnert werden kann.

    Die Patientin hat zukünftig die Wahl, welche Variante des Mutterpasses auf Dauer verwendet werden soll. Eine Eintragung in beide Mutterpässe ist nicht vorgesehen, da so das Risiko besteht, dass die Daten nicht einheitlich gepflegt werden.

    Voraussetzung zur Nutzung der digitalen Variante ist, dass die Patientin eine ePA angelegt hat, dem Arzt den schreibenden und lesenden Zugriff auf die ePA und den eMutterpass erteilt.

    Aufgrund dieser zu erteilenden Rechte kann in Notfallsituationen die Nutzung des eMutterpasses eingeschränkt sein.

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