Die elektronische Patientenakte (ePA für alle) ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und der Telematikinfrastruktur für die Speicherung der Patientendaten.
Jeder gesetzlich Versicherte erhält durch seine Krankenkasse eine ePA für alle – sofern er der Anlage nicht widerspricht. Seit Juli 2024 informieren die Krankenkassen ihre Mitglieder über diese Widerspruchsmöglichkeit.
Die ePA für alle ist am 29.04.2025 mit dem bundesweiten Roll-Out gestartet – allerdings erst ab dem 01.10.2025 verpflichtend. Hintergrund ist der unterschiedliche Umsetzungsstand in den einzelnen Praxisverwaltungssystemen.
Ärzte, Psychotherapeuten, Krankenhäuser und andere in der Gesundheitsversorgung Tätige werden sukzessive die ePA für alle mit Daten füllen und die vorhandenen Informationen differenziert nutzen können.
Zeitplan und Ausbaustufen
Die wichtigsten Infos auf einem Blick (Ihr Spickzettel)
Vorteile der ePA für alle
Daten zur Unterstützung des Medikationsprozesses
Wenn der Patient nicht widerspricht werden folgende Daten automatisch eingespielt
Daten vom eRezept-Server:
Auf Patientenwunsch müssen folgende Daten eigepflegt werden
Daten der Krankenkasse:
Für hochsensible Daten gilt:
Besonders ist die Informationspflicht bei hochsensiblen Daten wie sexuell übertragbare Infektionen, psychische Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen zu beachten.
Bei genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:
Widerspruchmöglichkeiten über die Ombudsstelle der Krankenkasse
Quelle: gematik GmbH
Wenn es um sensible Gesundheitsdaten geht, machen Leistungserbringer und Patienten zu Recht Gedanken über den Datenschutz.
Die Daten der ePA für alle werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert. Nur die Patienten und berechtigtes Gesundheitspersonal darf auf diese Daten zugreifen. Krankenkassen, IT-Dienstleister oder die KV haben keinen Zugriff.
So werden die Daten in der elektronischen Patientenakte geschützt (gematik)
So ist die elektronische Patientenakte gegen Viren geschützt (gematik)
Quelle: gematik GmbH
Die auf der ePA für alle gespeicherten Gesundheitsdaten sollen – voraussichtlich am März 2026 – dem Forschungsdatenzentrum Gesundheit zur Verfügung gestellt werden –sofern der Versicherte nicht widerspricht. Die Daten sollen ausschließlich zur Forschung und nur nach Antrag genutzt werden dürfen.
Die hohen IT-Sicherheits- und Datenschutzstandards des FDZ Gesundheit zur Sicherung der Daten sind mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) abgestimmt.
Außerdem dürfen Kranken- und Pflegekassen nach dem Gesundheitsdatennutzungsgesetz die Abrechnungsdaten nutzen, um ihre Versicherten auf eine mögliche Gesundheitsgefährdung oder auf Früherkennungsuntersuchungen aktiv anzusprechen.
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine patientengeführte Akte, die den Patienten durch die gesetzlichen Krankenkassen angeboten wird. Vertragsarzt-Praxen können auf Wunsch des Patienten – und erst nach dessen ausdrücklicher Freigabe -auf die ePA über die TI zugreifen und diese befüllen. Die gesetzliche Grundlage für die ePA ist im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verankert.
Folgende Informationen über einen Patienten können in der ePA gespeichert werden:
Erlaubte Datei-Formate nach Vorgabe der gematik sind PDF, JPEG, PNG, TIFF, text/plain und text/rtf, XML, HL7-V3, PKCS7-mime und FHIR+XML.
Die ePA soll als lebenslange Informationsquelle dienen, die jederzeit einen schnellen und sicheren Austausch der Daten ermöglicht.
Es darf für jeden Versicherten nur eine ePA geben.
Grundvoraussetzung für die Befüllung der ePA ist, dass der Patienten eine ePA wünscht. Die ePA ist für den Patienten eine freiwillige Anwendung.
Wenn der Patient es wünscht und der Praxis die entsprechende Freigabe erteilt, lädt der Arzt die gewünschten Behandlungsdaten aus seinem Praxisverwaltungssystem (PVS) in die ePA hoch.
Die Daten in der ePA sind nur Kopien der Daten aus dem PVS, die Primärdokumentation des Arztes in seinem Praxisverwaltungssystem bleibt davon unberührt.
Der Arzt stößt diesen Prozess bewusst selbst an, d.h. Daten werden niemals automatisch ohne Wissen des Arztes übertragen. Die Betreiber der Patientenakten (Krankenkassen) können nicht auf das PVS der Arztpraxis zugreifen.
Der Patient kann seine ePA jederzeit eigenständig einsehen, inhaltlich befüllen oder Inhalte löschen, zum Beispiel mit einer entsprechenden App.
Der Arzt greift grundsätzlich gemeinsam mit dem Patienten auf dessen ePA zu:
Hierfür nutzt der Arzt seinen eHBA G2 und der Patient seine eGK.
Der Patient entscheidet, wer auf seine Akte zugreifen kann. Er kann dem Arzt eine temporäre Zugriffsberechtigung geben, sodass der Arzt auch ohne Anwesenheit des Versicherten, etwa im Nachgang an einen Behandlungstermin, Dokumente in die ePA einstellen kann.
Quelle: gematik GmbH
Für alle Vertragsarzt-Praxen (also auch Pathologen oder Laborärzte) ist die Nutzung der ePA verpflichtend nach §341 SGB V – PDSG.
Ab dem 1. Juli 2021 müssen Vertragsarzt-Praxen die technischen Voraussetzungen für die ePA (Konnektor-Update, ePA-Modul und eHBA/ ePtA) erfüllen, ansonsten drohen Honorarkürzungen von einem Prozent. Auf Grundlage der neuen Finanzierungsvereinbarung die seit dem 1. Juli 2023 gültig ist, sind alle Vertragsarzt-Praxen auch therapeutische Praxen, dazu verpflichtet die ePA in der aktuellsten Version ePA 2.0 vorzuhalten.
Ab dem 15. Januar 2025 kommt die ePA für Alle.
Es genügt, dass lediglich ein Arzt/Psychotherapeut je Praxis den eHBA/ ePtA bestellt.
Gemäß § 339 Abs. 5 SGB V kann auch ein Leistungserbringer ohne eHBA durch einen anderen Leistungserbringer mit eHBA für den ePA-Zugriff autorisiert werden.
Die ePA ist bei allen Krankenkassen verfügbar. Patienten können diese bei ihrer Krankenkassen beantragen.
Der Ausbau der ePA und weitere Funktionen (gematik)
Quelle: gematik GmbH
Mit der ePA 2.0 bestimmt der Versicherte, wer welche Dokumente einsehen kann (differenzierte Rechteverwaltung). Außerdem kann ein Vertreter zur Verwaltung der ePA berechtigt werden. Auch bei einem Kassenwechsel sind die Daten in der ePA der neuen Kasse abrufbar. Die ePA gibt kann jetzt neben der App auch über den PC oder Laptop genutzt werden.
Quelle: gematik GmbH
Hier erhalten Sie eine Übersicht über mögliche Darstellungen der ePA-Nutzeroberflächen für den Arzt und den Patienten.
Arztansicht
Quelle: gematik GmbH
Patientenansicht
Quelle: gematik GmbH
Hinweis zur FAQ ePA (gematik): Die Bereitstellung des FAQ-Katalogs kann im Einzelfall natürlich keine Rechtsberatung ersetzen. Dies sollte bei der Weiterverwendung des Katalogs beachtet und entsprechend kommuniziert werden. Bei den Antworten auf den FAQ-Katalog handelt es sich um einen Leitfaden für Leistungserbringer, der juristisch nachvollziehbar von dem Rechtsanwalt Herrn Dr. Ziegler hergeleitet wurde. Es kann jedoch im Einzelfall nicht ausgeschlossen werden, dass eine richterliche Überprüfung zu einem anderen Ergebnis kommt.
Diese Klarstellung erscheint uns wichtig, da es bisher zu diesen Themen keine weiterführende Literatur oder gar richterliche Entscheidungen gibt.
Trotzdem gehen wir aufgrund der fundierten juristischen Herleitung der Antworten im FAQ-Katalog davon aus, dass dieser eine gute Grundlage für den praktischen Umgang mit der elektronischen Patientenakte bietet.
Seit dem 1. Juli 2021 sind alle Praxen verpflichtet, die technischen Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) vorzuhalten.
Dazu zählen zum einen die Version des eingesetzten Konnektor (ab 4.0.0) sowie das Vorhandensein eines ePA-Moduls (ab ePA-Stufe 1). Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist nach der aktuellen Gesetzeslage die KVNO verpflichtet, den jeweiligen Praxen das Honorar um 1 % zu kürzen.
Um die vollständigen Pauschalen im Rahmen der neuen TI-Finanzierungsvereinbarung zur erhalten, ist es erforderlich die ePA immer in der aktuellsten Version vorzuhalten, dies ist derzeit die ePA 2.0.
Um diesem Honorarabzug zu entgehen, hat die KBV und KVNO eine Möglichkeit für Praxen geschaffen, selbst zu überprüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Das KBV-Prüfmodul, welches bei Erzeugung der Quartalsabrechnung über die Praxissoftware genutzt wird, wurde für das 3te Quartal 2021 um einen Hinweistext im Protokoll ergänzt. Mit diesem Hinweistext wird für die in der Quartalsabrechnung übermittelten Leistungsorte angezeigt, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.
Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt
Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt (Testabrechnung KVNO)
Beispiel ePA-Voraussetzungen nicht erfüllt
Sollte diese Fehlermeldung bei Ihnen auftreten kann es sein, dass in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) manuell ein Häkchen gesetzt werden muss, dass ein ePA-Modul vorhanden ist. Dieser Fall kann auch auftreten, wenn bei Ihrem PVS-Anbieter ein externes ePA-Modul verwendet wird. Bitte kontaktieren Sie zur Klärung Ihren PVS-Anbieter.
Sollte diese Fehlermeldung bei Ihnen auftreten, dann müssen Sie das aktuelle Konnektor-Update (PTV 4 für die ePA) einspielen. Bitte kontaktieren Sie zur Klärung Ihren PVS-Anbieter.